INVESTASI DALAM PERSEDIAAN BARANG (INVENTORY)

INVESTASI DALAM PERSEDIAAN BARANG

(INVENTORY)

A.    Pengertian, Jenis-jenis dan Perputaran Persediaan (Inventory Turnover)

Inventory atau persediaan barang sebagai elemn utama dari modal kerja merupakan aktiva yang selalu dalam keadaan berputar dimana secara terus menerus mengalami perubahan. Masalah investasi dalam inventory merupakan masalah pembelanjaan aktif, seperti halnya investasi dalam aktiva-aktiva lainnya. Masalah penentuan besarnya investasi atau alokasi modal dalam inventory mempunyai efek yang langsung terhadap keuntungan perusahaan. Kesalahan dalam penetapan besarnya investasi dalam inventory akan menekan keuntungan perusahaan.

Adanya investasi dalam inventory yang terlalu besar dibandingkan dengan kebutuhan akan memperbesar beban bunga, memperbesar biaya penyimpanan dan pemeliharaan di gudang, memperbesar kemungkinan kerugian karena kerusakan turunnya kualitas, keusangan, sehingga semuanya ini akan memperkecil keuntungan perusahaan.

Demikian pula sebaliknya, adanya investasu yang terlalu kecil dalam inventory akan mempunyai efek yang menekan keuntungan juga, karena kekurangan material, perusahaan tidak dapat bekerja dengan luas produksi yang optimal. Oleh karena perusahaan tidak bekerja dengan full capacity, berarti bahwa “capital assets” dan “direct labor” tidak hanya didayagunakan dengan sepenuhnya, sehingga hal ini akan mempertinggi biaya produksi rata-ratanya, yang pada akhirnya akan menekan keuntungan yang diperoleh.

Dalam perusahaan perdagangan pada dasarnya hanya ada satu golongan mentory, yang mempunyai sifat perputaran yang sama yaitu yang disebut merchandise inventory” (Persediaan barang dagangan). Inventory ini merupakan persediaan barang yang selalu dalam perputaran yang selalu dibeli dan dijual yang tidak mengalami proses lebih lanjut di dalam perusahaan tersebut yang mengakibatkan perubahan bentuk dari barang yang bersangkutan.

Tingkat perputaran barang perniagaan (Merchandise Turnover)

Dalam suatu periode tertentu dapat diketahui dengan cara sebagai berikut :

                                                      Net Sales

Merchandise Turnover =

                              Average Merchandise Inventory at Sales Price

                             

Cost of Goods Sold

Atau =

      Average Merchandise Inventory at Cost

Average Merchandise      Merchandise Inventory Permulaan Tahun : Akhir Tahun

Inventory                  =                                          

2

Dengan mengetahui “turnover” nya dapat ditentukan pula “hari rata-rata penjualannya” atau ”hari rata-rata barang simpanan di gudang”, yaitu dengan membagi hari dalam satu tahun dengan persediaan rata-rata.

Untuk perhitungan yang teliti sering digunakan perhitungan 1 tahun = 365 hari. Tetapi banyak juga yang hanya memperhitungkan hari kerjanya, dan ditentukan 1 tahun = 300 hari kerja. Untuk pembicaraan selanjutnya di sini akan digunakan perhitungan 1 tahun 360 hari.

Dalam perusahaan produksi (pabrik) pada umumnya diadakan penggolongan dalam 3 golongan inventory utama yaitu :

1)      Persediaan bahan mentah (raw material inventory)

2)      Persediaan barang dalam proses/barang setengah jadi (work in process/goods in process inventory)

3)      Persediaan barang jadi (finished goods inventory)

Masing-masing golongan inventory tersebut dapat dihitung turnovernya dengan rumusan sebagai berikut :

                                                        Cost raw material used

1) Raw material turnover  =

                                                  Average raw material inventory

Cost of material used (biaya bahan mentah yang dimasukkan dalam proses produksi/digunakan) dapat diketahui dengan cara sebagai berikut :

“Persediaan bahan mentah permulaan tahun ditambah dengan jumlah bahan mentah yang dibeli selama setahun setelah dikurangi dengan “return & allowance” kemudian dikurangi dengan persediaan bahan mnetah akhir tahun”

2)      Goods in process/Work in process turnover

      Cost of goods manufactured

Average work in process inventory

Cost of goods manufavtured dapat diketahui dengan cara sebagai berikut :

”Persediaan work in process (W.I.P) pada permulaan tahun ditambah dengan “cost of raw materials used”, “direct labor”, dan “manufacturing overhead”, kemudian dikurangi dengan persediaan W.I.P akhir tahun”.

                                                                        Cost of goods sold

3)      Finished goods turnover =

Average finished goods inventory

Cost of goods sold (dalam manufacturing companies) dapat diketahui dengan cara sebagai berikut :

“Persediaan finished goods pada permulaan tahun ditambah dengan cost of goods manufactured, kemudian dikurangi dengan persediaan finished goods pada akhir tahun”.

Disamping keuntungan tersebut masih ada pula keuntungan lainnya antara lain dalam bentuk makin kecilnya biaya-biaya penyimpanan di gudang, makin kecilnya kemungkinan kerugian karena kerusakan keusangan turunnya harga dan makin kecilnya biaya asuransi.

B.     Persediaan Bahan Mentah (Raw Material Inventory) dan Persediaan Barang Jadi (Finished Goods Inventory)

Untuk melangsungkan usahanya dengan lancer maka kebanyakan perusahaan merasakan perlunya mempunyai persediaan bahan mentah. Besar kecilnya persediaan bahan menah yang dimiliki oleh perusahaan ditentukan oleh berbagai factor, antara lain :

1.      Volume yang dibutuhkan untuk melindungi jalannya perusahaan terhadap gangguan kehabisan persediaan yang akan menghambat atau mengganggu jalannya proses produksi

2.      Volume produksi yang direncanakan di mana volume produksi yang direncanakan itu sendiri sangat tergantung kepada volume sales yang direncanakan

3.      Besarnya pembelian bahan mentah setiap kali pembelian untuk mendapatkan biaya pembelian yang minimal

4.      Estimasi tentang fluktuasi harga bahan mentah yang bersangkutan di waktu-waktu yang akan dating

5.      Peraturan-peraturan pemerintah yang menyangkut persediaan material

6.      Harga pembelian bahan mentah

7.      Biaya penyimpanan dan risiko penyimpanan di gudang

8.      Tingkat kecepatan material menjadinya rusak atau turun kualitasnya

Dalam pada itu banyak perusahaan merasakan perlunya untuk mempunyai ”persediaan minimal” dari bahan mentah yang harus dipertahankan untuk menjamin koninuitas usahanya dan persediaan tersebut ialah apa yang disebut persediaan besi/persediaan inti/persediaan minimal bahan mentah (safety stock). Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi besar-kecilnya safety stock suatu perusahaan adalah sebagai berikut :

1)      Risiko Kehabisan Persediaan

Besar kecilnya risiko kehabisan persediaan tergantung kepada :

a.       Kehabisan para leveransir menyerahkan barangnya kepada kita, apakah mereka bisa menyerahkan barangnya sesuai dengaan skedul yang telah kita tentukan atau tidak. Apabila mereka biasa menyerahkan barangnya sesuai dengan skedul yang telah ditentukan sebelumnya, berarti risiko kehabisan persediaan adalah kecil, yang ini berarti bahwa kita tidak perlu mempunyai safety stock yang besar. Sebaliknya apabila leveransir sering tidak menetapi janjinya, berarti risiko kehabisan persediaan adalah besar, maka dirasakan perlunya untuk mempunyai safety stock yang besar.

b.      Besar kecilnya jumlah bahan mentah yang dibeli setiap saat. Kalah jumlah bahan mentah yang dibeli setiap saat besar berarti bahwa persediaan rata-rata di atas safety stock selama suatu priode tertentu adalah besar, maka risiko kehabisan persediaan adalah kecil, sehingga kita tidak perlu mempertahankan safety stock yang besar.

c.       Dapat diduga atau tidaknya dengan tepat kebutuhan bahan mentah, untuk produksi. Apabila untuk menghasilkan barang jadi tertentu dapat ditentukan dengan mudah besarnya kebutuhan bahan mentahnya dengan tepat. Maka risiko kehabisan persediaan adalah kecil. Tetapi apabila besarnya bahan mentah tidak mudah ditetapkan atau selalu berubah-ubah untuk menghasilkan sejumlah tertentu barang jadi (bahan mentah yang tidak dengan standar), maka risiko kehabisan persediaan di sini adalah besar, sehingga perlulah kita mempunyai safety stock yang besar.

2)      Hubungan antara biaya penyimpanan di gudang di satu pihak dengan biaya-biaya ekstra yang harus dikeluarkan sebagai akibat dari kehabisan persediaan di lain pihak

Yang merupakan biaya ekstra yang harus dikeluarkan apabila kehabisan persediaan antara laina dalah pesanan pembelian darurat, biaya ekstra yang diperlukan kita, kemungkinan kerugian karena adanya stagnasi produksi dan lain-lain.

Apabila ternyata biaya-biaya ekstra yang harus dikeluarkan karena kehabisan persediaan lebih mahal daripada biaya penyimpanannya, maka perlu adanya safety stock yang sebaik-baiknya ialah pada tingkat di mana tambahan biaya penyimpanan adalah sama besarnya dengan biaya ekstra karena kehabisan persediaan.

Perusahaan di samping mempertahankan persediaan minimal bahan mentah, bagi perusahaan tertentu juga perlu mempertahankan adanya persediaan minimal barang jadi untuk menghadapi pesanan-pesanan ekstra di atas pesanan normal. Besarnya persediaan minimal atau safety stock barang jadi ini tidak sama esensinya bagi setiap perusahaan. Seperti halnya pada uraian tentang persediaan minimal bahan mentah maka disini pun kita harus memperhatikan berbagai faktor yang mempengaruhi besar kecilnya persediaan minimal barang jadi yang harus dipertahankan oleh suatu perusahaan. Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi besar kecilnya persediaan minimal barang jadi terutama adalah sebagai berikut :

1.            Sifat penyesuaian skedul produksi dengan pesanan ekstra

Adakalanya suatu perusahaan sering mendapatkan pesanan ekstra di atas volume pesanan normal. Selama perusahaan tersebut dapat dengan mudah menyesuaikan skedul produksinya dengan pesanan-pesanan eksra tersebut tanpa mengakibatkan adanya tambahan biaya ekstra, maka perusahaan ini tidak begitu memerlukan adanya persediaan yang besar. Sebaliknya apabila perusahaan tersebut tidak dapat segera menyesuaikan skedul produksinya dengan pesanan ekstra. Maka dirasakan perlu baginya untuk mempertahankan persediaan barang jadi yang relatif besar dibandingkan dengan perusahaan lain yang dapat dengan mudah menyesuikan skedul produksinya.

2.            Sifat Persaingan Industri

Apabila suatu perusahaan termasuk dalam industri dimana penyerahan pesanan yang dapat merupakan bentuk persaingan umumnya, maka bagi jenis perusahaan ini perlu mempertahankan adanya persediaan barang jadi yang relatif lebih besar dalam hubungannya dengan salesnya dibandingkan dengan perusahaan lain dimana bentuk persaingan utamanya terletak pada harga atau kualitas.

3.            Hubungan antara biaya penyimpanan di gudang (Carrying Cost) dengan biaya karena kehabisan persediaan (Stockout Cost)

Biaya karena kehabisan persediaan atau stockout cost mungkin dalam bentuknya biaya ekstra produksi. Kehilangan kesempatan mendapatkan keuntungan karena tidak dapat memenuhi pesanan. Apabila inventory carrying cost_nya lebih kecil daripada stockout costnya perusahaan dapat mempertahankan persediaan barang jadi yang lebih besar. Jumlah invenstasi dalam persediaan minimal barang jadi yang sebaiknya ialah pada tingkat dimana tambahan carrying cost sama besar dengan tambahan stockout cost.

C.    Hubungan skedul aliran kas dengan skedul penerimaan bahan mentah dan pengiriman barang jadi.

Bagaimana aliran kas dengan kedatangan bahan mentah dan pengiriman barang jadi. Apabila pembelian bahan mentah dilakukan dengan tunai maka saat masuknya bahan mentah secara fisik ke dalam perusahaan adalah bersamaan dengan saat aliran kas keluar. Demikian pula apabila penjualan barang jadi dilakukan dengan tunai maka saat keluarnya barang jadi dari gudang adalah bersamaan dengan saat aliran kas masuk.

Tetapi apabila pembelian bahan mentah maupun penjualan barang jadi dilakukan dengan kredit maka saat masuk ke atau keluar barang secara fisik tidaklah bersamaan dengan saat aliran kas keluar atau aliran kas masuk. Dalam hubungan ini financial officer lebih berkepentingan pada saat terjadinya aliran uang keluar atau aliran uang masuk daripada saat masuk atau keluarnya barang secara fisik. Dalam pembelian secara kredit, saat aliran kas keluarnya (cash out-flow) adalah lebih kemudian daripada saat datangnya barang secara fisik. Estimasi aliran kas keluar yang terjadi karena pembelian bahan mentah secara kredit dapat disusun dalam skedul pembayaran utang atau ”schedule of future payments”.

Misalnya suatu perusahaan pada permulaan tahun mempunyai saldo utang karena pembelian kredit pada bulan Desember tahun sebelumnya yang harus dibayar dalam bulan Januari sebesar Rp. 5.000.000,- Pembelian bahan mentah didasarkan pada syarat pembayaran dalam waktu 30 hari setelah barang diterima. Direncanakan setiap bulannya akan dibeli bahan mentah dengan kredit sebagai berikut : Januari Rp. 4.000.000, Februari Rp. 6.000.000, Maret Rp. 8.000.000, April Rp. 7.000.000, Mei Rp. 8.000.000, Juni Rp. 3.000.000,-.

D.    Biaya inventory, economical order quantity dan reorder piont

1.                                                    Biaya Inventory

Biaya inventory sebagian merupakan biaya variable an sebagian lainnya merupakan biaya tetap. Biaya inventory yang bersifat variable adalah biaya yang berubah-ubah karena adanya perubahan jumlah inventory yang ada didalam gudang. Biaya tersebut akan naik kalau kita mneingkatkan jumlah persediaan yang disimpan. Adapun jenis biata ini antara lain dalam bentuknya biaya modal yang ditanamkan dalam persediaan tersebut, biaya asuransi persediaan, biaya atau upah buruh yang mengurusi penerimaan barang. Adapun biaya inventory yang bersifat tetap adalah elemen-elemen biaya inventory yang relative tetap jumlah totalitasnya dalam jangka pendek dengan tidak memandang adanya variasi yang normal dan jumlah persediaan yang disimpan, misalnya depreasiasi/penyusutan ruangan yang digunakan biaya pemeliharaan gudang, pajak, pemanasa, buruh penjaga gudang. Dengan demikian maka biaya inventory merupakan pencampuran dari biaya variable dan biaya tetap.

Untuk tujuan perencanaan penentuan besarnya inventory yang akan dipertahankan oleh perusahaan kita hanya memperhatikan yang variabel saja dari biaya-biaya inventory tersebut yang secara langsung akan terpengaruh oleh rencana tersebut.

2.                                                    Economical Order Quantity

Economical order quantity (EOQ) adalah jumlah kuanitas barang yang dapat diperoleh dengan biaya yang minimal, atau sering dikatakan sebagai jumlah pembelian yang optimal. Dalam menentukan besarnya jumlah pembelian yang optimal ini kita hanya memperhatikan biaya variabel dari penyediaan persediaan tersebut, baik biaya variabel yang sifat perubahannya searah dengan perubahan jumlah persediaan yang dibeli/disimpan maupun biaya variabel yang sifat perubahannya berlawanan dengan perubahan jumlah inventory tersebut. Biaya variabel dari inventory pada prinsipnya dapat digolongkan dalam :

1.      Biaya-biaya yang berubah-ubah sesuai dengan frekuensi pesanan, yang kini sering dinamakan ”procurrement cost” atau ”set-up cost”

2.      Biaya-biaya yang berubah-ubah sesuai dengan besarnya ”average inventory” yang ini sering disebu ”Storage” atau ”carrying cost”.

”Procurement” atau ”Set-up Cost”.

Procurement cost adalah biaya-biaya yang berubah-ubah sesuai dengan “frekuensi pesanan” yang ini terdiri dari :

1.      Biaya selama proses persiapan

a.       Persiapan-persiapan yang diperlukan untuk pesanan

b.      Penentuan besarnya kuantitas yang akan dipesan

2.      Biaya pengiriman pesanan

3.      Biaya penerimaan barang yang dipesan

a.       Pembongkaran dan pemasukan ke gudang

b.      Pemeriksaan material yang diterima

c.       Mempersiapkan laporan penerimaan

d.      Mencatat kedalam ”material record cards”.

4.      Biaya-biaya processing pembayaran

a.       Auditing dan pembandingan antara laporan penerimaan dengan pesanan yang asli

b.      Persiapan pembuatan chque untuk pembayaran

c.       Pengiriman cheque dan kemudian auditingnya

”set-up Cost” akan makin besar apabila ”order quantity” makin kecil.

“Storage” atau “Carrying Cost”

Carrying cost adalah biaya yang berubah-ubah sesuai dengan besarnya inventory. Penentuan besarnya carrying cost didasarkan pada “average inventory” dan biaya ini dinyatakan dalam persentase dari nilai dalam upah dari average inventory. Biaya-biaya yang termasuk dalam carrying cost adalah :

1.      Biaya penggunaan/sewa ruangan gudang

2.      Biaya pemeliharaan material dan allowances untuk kemungkinan rusak

3.      Biaya untuk menghitung/menimbang barang yang dibeli

4.      Biaya asuransi

5.      Biaya absolescence

6.      Biaya modal

7.      Pajak dari persediaan yanga ada dalam gudang

”carrying cost” akan makin kecil apabila jumlah material yang dipesan makin kecil.

Cara untuk menentukan besarnya EOQ

Besarnya EOQ dapat ditentukan dengan berbagai cara, dan antara lain yang banyak digunakan ialah dengan penggunaan rumus sebagai berikut :

                  2 X R X S

EOQ =

                    P X 1

R = Jumlah (dalam unit) yang dibutuhkan selama satu periode tertentu,

 misalnya 1 tahun

S = biaya pesanan setiap kali pesan

P = Harga pembelian per unit yang dibayar

I = Biaya penyimpanan dan pemeliharaan di gudang dinyatakan dalam

persentase dari nilai rata-rata dalam rupiah dari persediaan.

Dalam hal ini kita harus menyadari bahwa pembelian berdasarkan EOQ hanya dibenarkan kalau syarat-syarat dipenuhi. Adapun syarat utamanya adalah :

1)      Harga pembelian bahan per unitnya konstan

2)      Setiap saat kita membutuhkan bahan mentah selalu tersedia di pasar dan

3)      Jumlah produksi yang menggunakan bahan mentah tersebut stabil yang ini berarti kebutuhan bahan mentah tersebut relatif stabil sepanjang tahun

Kitapun dapat menetapkan EOQ berdasarkan besarnya biaya penyimpanan per unit, yaitu dengan menggunakan rumus :

     2 X R X S

EOQ =

          C

Dimana C adalah besarnya biaya penyimpanan per unit.

Contoh :

Jumlah material yang dibutuhkan selama setahun = 1.600 unit

Biaya pesanan sebesar Rp. 100,00 setiap kali pesanan

Biaya penyimpanan per unit = Rp. 0,50

2 X 1.600 X 100

           0,50              =           640.000       = 800 unit

3.                                                    Reorder Point

Untuk melengkapi uraian mengenai ”safety stock” dan ”economical order quantity” perlulah diuraikan sedikit mengenai ”recorder point” ialah saat atau titik dimana harus diadakan pesanan lagi sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan material yang dipesan itu adalah tepat pada waktu dimana persediaan di atas safety stock sama dengan nol. Dengan demikian diharapkan datangnya material yang dipesan itu tidak akan melewati waktu sehingga akan melanggar safety stock. Apabila pesanan dilakukan sesudah melewati ”recorder point” tersebut, maka material yang dipesan akan diterima setelah perusahaan terpaksa mengambil material dari safety stock. Dalam penentuan/penetapan ”recorder point” haruslah kita memperhatikan faktor-faktor sebagai berikut:

1.      Penggunaan material selama tenggang waktu mendapatkan barang (procurement leadtime)

2.      besarnya ’safety stock’

Dimaksudkan dengan pengertian ”procurement lead time” adalah waktu dimana meliputi saat mulainya pelaksanaan usaha-usaha yang diperlukan untuk memesan barang sampai barang/material tersebut diterima dan ditempatkan dalam gudang perusahaan.

Cara menetapkan ”Recorder Point”

Recorder point dapat ditetapkan denan berbagai cara, antara lain dengan :

a.       Menetapkan jumlah penggunaan selama ”lead time” dan ditambah dengan persentase tertentu. Misalnya ditetapkan bahwa safety stock sebesar 50% dari penggunaan selama ”leat time”nya adalah 5 minggu, sedangkan kebutuhan material setiap minggunya adalah 40 unit.

Recorder point      = (5 x 40) + 50% (5 x 40)

                              = 200 + 100

                              = 300 unit

b.      Dengan menetapkan penggunaan selama ”lead time” dan ditambah dengan penggunaan selama periode tertentu sebagai safety stock, misalkan kebutuhan selama 4 minggu.

Recorder point      = (5 x 40) + 50% (4 x 40)

                              = 200 + 160

                              = 360 unit

Dari contoh yang terakhir ini dapatlah dikatakan bahwa ”recorder point” nya adalah pada jumlah 360 unit, yang ini berarti pesanan harus dilakukan pada waktu jumlah persediaan tinggal 360 menit. Apabila pesanan, baru dilakukan sesudah persediaan tinggal 300 unit, maka ini berarti bahwa pada saat barang yang dipesan datang perusahaan terpaksa sudah mengambil material dari safety stock sebesar 60 unit. Pada waktu barang yang dipesan datang persediaan dalam gudang tinggal 100 unit (yaitu 300-200), padahal safety stock telah ditetapkan sebesar 160 unit.

Dengan demikian safety stock di sini sudah terlanggar. Apabila pesanan dilakukan pada waktu persediaan sebesar 360 unit, maka pada waktu barang yang dipesan datang persediaan di dalam gudang masih 160 unit (yaitu 360-200) persis sama besarnya dengan besarnya safety stock yang ini berarti bahwa safety stock tidak terlanggar. Hubungan antara ”recorder point”, ”safety stock” dan ”economical order wuantity” dari contoh tersebut diatas dapatlah digambarkan sebagai berikut :

Gambar

Hubungan antara recorder point, salery stock dan economical order quantity